ADMINISTRACIÓN DE RETENCIÓN Y DESTRUCCIÓN

"¿Qué debemos conservar y por cuánto tiempo?"

Las empresas acumulan cada vez más cantidades de documentos impresos y electrónicos, e incurren en costos de almacenamiento y administración cada vez más altos. Aún no se conoce con exactitud qué registros se deben conservar, por cuánto tiempo y cuáles se pueden destruir de forma segura y legal.

Las empresas deben navegar por un mar de leyes y regulaciones, incluidas Sarbanes-Oxley, HIPAA, Gramm-Leach-Bliley y muchas otras, que definen obligaciones para la retención de registros a fin de asegurar la transparencia y la contabilidad. Un conjunto cada vez más creciente de reglamentaciones normativas y judiciales demuestra que la administración de registros y las prácticas de eliminación inadecuadas exponen a las organizaciones a riesgos de incumplimiento y responsabilidad legal.

Estrategia efectiva y rentable para la retención y la destrucción de documentos

Iron Mountain ayuda a su organización a planificar e implementar un programa completo y legalmente confiable para la retención y la eliminación de documentos, y asegurarse de que se aplique sistemáticamente en todas las unidades comerciales y ubicaciones geográficas.

Un programa de eliminación y retención de documentos realizado de forma uniforme, comunicado claramente y bien diseñado puede reducir significativamente los riesgos y la exposición a litigios, al garantizar que los registros legalmente obligatorios y valiosos se retengan durante un período y luego se eliminen de manera segura y bien documentada.

Reducción de costos de almacenamiento de información

Un programa completo también ayuda a reducir los costos de gestión y almacenamiento de la información, hasta en un 50%, mediante la eliminación del almacenamiento de documentos innecesarios y la transferencia de documentos inactivos a un almacenamiento menos costoso. Además, un programa efectivo ayuda a optimizar el acceso a sus registros restantes, ya que habrá hay menos cantidad para administrar y sortear al buscar.

Las soluciones de Iron Mountain se pagan solas

Iron Mountain posee amplia experiencia en soluciones de retención y destrucción de documentos:

• Hemos desarrollado e implementado programas de retención de documentos para organizaciones sujetas a estrictas regulaciones, entre ellas, muchas empresas Fortune 500.
• Nuestras recomendaciones están respaldadas por una investigación legal y completa, para garantizar el cumplimiento con las regulaciones relevantes de la industria.
• Aplicamos programas de retención de registros a proyectos grandes con archivos de información histórica, hasta un millón de cajas o más, de modo que los registros obsoletos se puedan destruir adecuadamente.
• Los clientes generalmente alcanzan una reducción drástica en el volumen de almacenamiento, del 20 al 50 por ciento. De hecho, el ahorro en almacenamiento de registros a menudo compensa todo el costo de desarrollo de un programa de administración de registros.