Iron Mountain pone a disposición de sus Clientes toda su capacidad de servicios, ingeniería, recursos técnicos y humanos de alta especialización, que le permitirá contar con un socio en quien confiar, para la ejecución exitosa de su proyecto “Digitación y Digitalización de documentos de operaciones”.

Para cumplir los objetivos planteados, Iron Mountain ha preparado una solución de servicios de acuerdo a las necesidades de corto y mediano plazo, a objeto de apoyar sus tareas para el cumplimiento de los objetivos estratégicos y de negocio en cada momento, reaccionando con rapidez y flexibilidad a los cambios de sus necesidades.

Las propuestas se basan en una estrategia de visibilidad total que busca satisfacer la captura, digitalización, digitación, procesamiento y entrega de información, empleando tanto el hardware/software necesario como los procesos y personas para lograr los siguientes objetivos:

  • Obtener las imágenes de los distintos tipos documentales que soportan las operaciones de los clientes;
  • Disponer de los datos contenidos en los distintos documentos que respaldan la operación.
  • Contar con diversos controles de calidad para garantizar la completitud e integridad del proceso.

La solución propuesta busca aportar los siguientes beneficios en el ejercicio del negocio de Colmena:

  • Liberar tiempo, recursos y energías para dedicarlos a su foco de esfuerzo;
  • Asegurar niveles de servicio, uso de las mejores prácticas y la vanguardia tecnológica;
  • Optimizar el control y la gestión de los activos de Colmena.

De esta forma, Iron Mountain Chile coloca a su disposición todo sus skill y know-how en servicios, basado en su larga trayectoria avalada por más 19 años de experiencia en Chile proporcionando soluciones de valor y más de 65 años en el mundo.

Digitalización inteligente

Iron Mountain puede agilizar su capacidad para almacenar, consultar y gestionar documentos al tiempo que reduce costos. Le ofrecemos:

  • Acceso inmediato a la documentación. Sin pérdidas de tiempos ni Horas hombre en la tarea de buscar los documentos y moverlos desde su espacio de almacenamiento.
  • Múltiples accesos sobre un mismo documento en forma simultánea.
  • Eliminación de los tiempos de búsqueda. Este factor se torna más relevante, cuando la información es solicitada desde regiones.
  • Acceso desde cualquier punto del país.
  • No existen costos por Consulta / Usuario (sólo espacio utilizado). Permite dar acceso a quien realmente necesita la información, sin que el costo de la creación de usuarios se convierta en una limitante.
  • Perfil de acceso personalizado. Permitiendo de esta forma que los accesos sean entregados de manera que se visualice lo que los niveles de autorización permitan y que sólo puedan ejecutar las acciones definidas para el perfil.
  • Control de actividad y Reportes. Toda la actividad realizada sobre los documentos queda registrados en los archivos de monitoreo.
  • Respaldo Digital de la Documentación. Evita el daño o pérdida de la documentación física.
  • Disminución de riesgo de pérdida o daño de documentos originales.
  • Liberación de espacios.

Gestión de la transición digital

Le brindamos:

  • Digitalización masiva de documentos archivados
  • Digitalización inmediata de los documentos nuevos como parte del flujo de trabajo
  • Digitalización bajo demanda de los archivos físicos almacenados en nuestras instalaciones
  • Representación de texto mediante OCR: nuestro software capaz de extraer automáticamente datos de formularios e incluso de leer códigos de barras y texto manuscrito.
  • Archivo Online: acceda a sus documentos en cualquier momento y lugar.
  • Integración con su actual flujo de trabajo en papel e interfaces compatibles con la mayoría de los sistemas actuales de gestión documental
  • Mejores prácticas para el cumplimiento normativo, el acceso y la seguridad de documentos.

Capacidades

  • 4.000.000 de imágenes procesadas al mes
  • 10.000.000 caracteres digitados y capturados al mes
  • 120.000.000 imágenes
  • 20.000 consultas por mes
  • Más de 7.000 usuarios
  • Más de 350 puntos en regiones de digitalización en la punta
  • 11.000.000 validaciones por mes
  • Más de 200 proyectos activos

Proyectos

  • Asignación familiar – ASFAM - SIELAF
  • Licencias médicas
  • Documentos Valorados
  • Curse
  • Carpetas de Recursos Humanos
  • Contrato de clientes y proveedores
  • Documentos tributarios
  • Fichas medicas
  • Inversiones

Proyectos

La seguridad pasa a ser un elemento fundamental para los procesos de gestión documental, es por ello que nuestras instalaciones cuentan con la seguridad necesaria para proteger la integridad de los datos de nuestros clientes.

El diagrama de operación de nuestras instalaciones es el siguiente;


Estando la seguridad a los sistemas dada principalmente por:

  • Firewalls.
  • Reglas de acceso por IP de origen.
  • Seguridad por Hardware.
  • Reglas de acceso a puertos y protocolos específicos.
  • Control de acceso a los sistemas basados en cuentas de usuarios (usuario / password).
  • VPN site to site (a solicitud del cliente).
  • Certificados digitales de sitio seguro.

Servidores. Físicamente los servidores residen en un Data Center con acceso restringido y controlado (lector biométrico y clave de seguridad). El data center cuenta básicamente con FM200, detectores de humo, generadores, aire acondicionado de precisión (2), circuito cerrado de televisión y ups.

Lógicamente, los servidores están en un segmento de red aislado y su acceso desde internet es controlado por un Firewall.

Aplicación (DRC local). Acceso restringido. Cada usuario debe tener una cuenta (user y password) para poder acceder al sistema. Incluye perfilamiento de usuarios para controlar el acceso a las distintas funcionalidades u opciones del sistema. Las claves se almacenan encriptados.

Las sesiones de los usuarios caducan si no presentan actividad en 20 minutos.

La transferencia de información entre el servidor de aplicaciones y el usuario final se realiza sobre SSL.

Datos/Imágenes. Los índices de las imágenes se almacenan en una base de datos Oracle y las imágenes en un servidor de storage.

Dependiendo de la criticidad de los datos, se registra log de cada acción y cambio realizados sobre ellos. Además, queda registro (log) de cada visualización.

Otro elemento Fundamental es nuestro Site de Contingencia, a través del cual se entrega un servicio de alta disponibilidad, basado en una plataforma redundante ubicada a más de 20 kilómetros del DataCenter principal (primario).